‘Heb je even, het is dringend’ — gestoord worden doet dit met je brein

Hoe productief je bent is grotendeels afhankelijk van hoe goed jij je kunt concentreren. Indien je telkens wordt gestoord met “dringende” vragen kost het moeite om daarna weer je aandacht te herpakken. En nu is één keer niet zo erg. Maar indien jij meerdere malen op een dag wordt gestoord krijg je gewoon niets gedaan. Zo voorkom je deze ad-hoc cultuur: door te herkennen wat werkelijk dringend is en het gesprek aan te gaan met je collega’s.

De hele dag door gestoord worden: funest voor je concentratie

Jouw brein kan zich maar op één ding tegelijkertijd concentreren. Goed, je kunt tegelijkertijd een auto besturen en ademen (gelukkig maar), maar wanneer het op cognitief uitdagende taken aankomt, wordt het toch al lastig. Je maakt dan meer fouten, kunt je niet toeleggen op één taak en verliest het overzicht. 

Kortom: je krijgt gewoon niets gedaan en het werk dát je doet heeft niet de kwaliteit die het had kunnen hebben.

Als kenniswerker kun je dit niet gebruiken. Jouw functioneren valt of staat met de productiviteit en kwaliteit die je neerzet. Het is daarom extra belangrijk dat jij je gedurende de dag kunt concentreren. 

En nu heb je dit voor een groot deel zelf in de hand. We schreven er tal van artikelen over; van hoe je jouw concentratie kunt verbeteren door slimmer met je gadgets om te gaan tot aan het zorgvuldig uitkiezen van de omgeving waarin je werkt.

Er rest alleen nog één andere factor; één waar jij niet echt invloed op kunt uitoefenen, maar jou ondanks dat net zo goed van je werk afhoudt:

Je collega’s. Beter gezegd: de constante stroom aan hulpvragen en -verzoeken die ze gedurende de dag op je afvuren. 

Je kunt je devices nog zo slim instellen, concentratieverhogende muziek luisteren tot je erbij neervalt of je hele leven lang in focusblokken werken: indien de mensen om je heen je concentratie niet respecteren kom je nog nergens. 

En nu kun jij zeggen: ‘ja, maar ze storen me echt alleen als het dringend is’, maar do they? Do they really?

dringend’

Waarom we ons laten leiden door valse dringendheid

Uit jarenlange ervaring op het gebied van timemanagement en de duizenden mensen die we hebben getraind, kunnen we zeggen dat veel kenniswerkers zich laten leiden door een bepaalde ad-hoccultuur:

Alles is dringend, iedereen is druk en alles moet nu, maar nog liever gisteren. 

Hierdoor zijn we ervan overtuigt dat bepaalde zaken nou eenmaal niet te plannen zijn en dat het oké is (en juist aangemoedigd wordt) om elkaar te pas en te onpas te storen. Het zou aantonen dat je bovenop je werkt zit, “hands on” bent en snel handelt. 

Alles behalve professioneel vinden wij en vooral errug onproductief. Met het oog op concentratie is het gewoon onmogelijk om op die manier werk te verzetten. We zeggen dan ook dat jij als kenniswerker slim moet leren omgaan met interrupties door anderen. 

Toch is dat lastig

Want zodra een leidinggevende aan je bureau staat met de vraag of je “… zo snel mogelijk contact kunt opnemen met Inkoop”, dan doe je dat. Je gaat er immers vanuit dat de vaart die erachter zit gegrond is. Je accepteert de interruptie en laat alles uit je handen vallen. 

Of een collega die belt met ‘een spoedje. Of je echt nu meteen die klus kunt oppakken?’ Wie ben jij om te twijfelen aan de urgentie die hij benadrukt. 

Toch ligt daar het probleem: jij laat je meevoeren in wat voor een ander dringend voelt. Want of het werkelijk dringend is, dat is van een totaal andere orde. 

Je leidinggevende doet het misschien voorkomen alsof haar verzoek spoed heeft, maar misschien wil ze gewoon dat het gebeurt. En je collega? Hij ervaart een bepaalde druk omdat hij de verantwoordelijkheid draagt, maar écht dringend is het niet. Maar het kan nog een graad erger: soms weet de ander ook wel dat het niet dringend is waarmee hij je stoort. Hij is gewoon bang dat hij het anders vergeet of hij heeft het zelf veel te lang laten liggen. 

Het is daarom belangrijk dat je onderscheid leert te maken tussen wat dringend is wat belangrijk is.. Dat je kritisch durft na te denken over de urgentie van interrupties, zeker wanneer ze jou van het werk houden. Aan het eind van de dag is het immers ook belangrijk dat jij jouw werkzaamheden afkrijgt — en de collega die jou telkens onderbreekt is er dan niet om jou te helpen… 

Wat we je daarom vragen:

Wees kritisch over wat dringend is

Weten wat onder de noemer “dringend” valt, helpt je hulpvragen en te toetsen: pak je deze klus direct op? Of kan dit toch nog even wachten? Zo kun je afmaken waarmee je bezig bent en je concentratiebubbel bewaken.

Onze definitie?

Iet is dringend wanneer je niet kunt afmaken waar je op dat moment mee bezig bent. In de praktijk betekent dit vaak dat het binnen een half uur moet worden opgepakt.  

Stel jezelf daarom de vraag:

Kan het een half uurtje blijven liggen? Vergaat dan de wereld? Nee? Mooi. Dan betekent het dat je eerst even kunt afmaken waar je mee bezig bent en dat dit dus niet dringend is.

Weet dat dat zeldzaam is:

Slechts een paar vragen, verzoeken of ad-hoc klussen zijn werkelijk dringend (zo’n 5%). De rest (95%) kan prima wachten, ook al voelt het dringend. Jij of een collega wil deze zaken vooral niet vergeten, daarom val je er een ander mee lastig. 

Belangrijk dat jij je hier niet door laat leiden. 

  • Prioriteer je dag en werkzaamheden op wat werkelijk belangrijk is (je prioriteiten). Je schenkt pas aandacht aan al het andere, wanneer je die zaken hebt afgerond.
  • Enkel wanneer er zich écht iets dringend voordoet (5%) leg je je werkzaamheden tijdelijk neer. 

dringend’

Maak onderling afspraken

Je collega’s moeten ook van bovenstaande definitie op de hoogte zijn. Beter nog: bespreek wat specifiek voor jullie als dringend kan worden bestempeld. 

Enkele ideeën: 

  • ‘Storen we elkaar wanneer iemand een klachtenmail stuurt (of kan het wachten)?’
  • ‘Storen we elkaar  wanneer een klant dreigt over te stappen naar de concurrent (of kan het wachten)?’
  • ‘Storen we elkaar wanneer de website uit de lucht ligt (of kan het wachten)?’
  • ‘Storen we elkaar wanneer het CRM-systeem die tijdelijke bug vertoont (of kan het wachten)?’

Wij kunnen niet voor jullie bepalen wat wel of niet dringend is. Misschien zijn sommige dingen binnen het team zó belangrijk dat ze echt binnen dertig minuten moeten worden opgepakt. Op stel en sprong. Andere kunnen ook middels een half uur wachten. Bepaal dat samen. 

En bespreek gelijk hoe jullie daarover communiceren:

  • ‘Als iets kan wachten zetten we het op de mail. We reageren daar binnen 24 uur’.
  • ‘Als iets kan wachten kun je het ook op je bespreeklijst zetten. We komen er dan op terug wanneer het schikt.’
  • ‘Als iets kan wachten noteer je het in ons gezamenlijk bestand. Bij de dagelijkse stand-up bespreken we het.’

Ook hierbij is het weer afhankelijk van het team of het bedrijf waarvoor je werkt. Welke communicatieafspraken je ook maakt, één ding geldt altijd:

Indien iets werkelijk dringend is, neem je direct contact op. Dringende zaken zet je nóóit op de mail. Punt. Je belt of loopt binnen

Kan het net zo ook via de mail, in een appje of chatbericht? Dan is je vraag of kwestie bij voorbaat niet dringend. 

dringend’

Kortom

Indien je waarde hecht aan je concentratie en productiviteit ga je kritischer om met interrupties. Je deed het al door slimmer om te gaan met je devices, maar nu weet je ook dat je streng moet zijn richting je collega’s toe. Een stukje opvoeden, noemen we dat. 

Ga samen het gesprek aan over de stoorcultuur; over de ad-hoc cultuur; het nu nu nu. Benadruk dat het veel collegiaal is om elkaars concentratie te respecteren dan elkaar om de haverklap aan de mouw te trekken. 

Enkel wanneer iets werkelijk dringend is, bel je of loop je binnen. Maar aangezien dat slechts in 5% van de gevallen voorkomt, zijn we er vrij zeker van dat jij vanaf nu ongestoord aan de slag kunt!

Meer weten over concentratie en productiviteit?

Volg dan onze cursus Snellezen of onze training Time Management. Daarin gaan we véél uitgebreider op bovenstaande zaken in. Zo leren we je bij de 1-daagse training Time Management hoe je een systeem inricht waarin je ad-hocklussen en -taken vastlegt. In de 1-daagse cursus Snellezen focussen we ons vooral op het brein en hoe je deze traint om informatie zo effectief mogelijk op te slaan en te verwerken. Stuk voor stuk manieren om je concentratie vooruit te helpen! Check onze website.

Lees alles over onze populaire 1-daagse open trainingen bij jou in de buurt

Lees alles over een 1-daagse in-company training bij jou op locatie

© Copyright 1999 – - Tijdwinst.com (een handelsnaam van SRS Consulting B.V.)
X